Inleiding VECOZO
Vorige maand heeft Optitrade een overleg gehad met VECOZO. Optitrade fungeert als ‘tussenpartij administratief’ waardoor het voor jullie mogelijk is om via de Optitrade Declaratieservice ICODIS declaraties in te dienen bij de zorgverzekeraar. Uit dit overleg is naar voren gekomen dat het huidige technische koppelvlak van de dienst Declareren wordt vervangen door een nieuw koppelvlak. Door deze vervanging blijft VECOZO voldoen aan (wettelijke) eisen omtrent veiligheid.
Dat betekent simpelweg dat er, om deze declaraties voor jullie te kunnen blijven verzorgen, een toestemmingsverklaring nodig is. Jullie als zorgaanbieder geven aan Optitrade toestemming om de in ICODIS ingegeven declaraties te versturen naar de zorgverzekeraars. Zonder deze toestemmingsverklaring kan er na 01-10-2024 niet meer gedeclareerd worden en worden ingevoerde declaraties afgekeurd. Dit willen we natuurlijk ten alle tijden voorkomen. En daarom moeten we hierin samen met jullie en VECOZO optreden
Verdeling ICODIS deelnemers
ICODIS gebruikers zijn in drie groepen onder te verdelen, te weten;
- Gebruikers die niet zijn aangemeld en geen certificaat hebben bij VECOZO
- Gebruikers met een VECOZO certificaat die actief is
- Gebruikers met een VECOZO certificaat die inactief/geblokkeerd is
De eerste groep zal om een toestemmingsverklaring te kunnen geven eerst moeten worden aangemeld bij VECOZO en een persoonlijk certificaat moeten installeren. Daarna kunnen zij net als de tweede groep de toestemmingverklaring afgeven aan Optitrade. De derde groep zal als eerste het huidige certificaat via VECOZO moeten deblokkeren om vervolgens ook de toestemmingsverklaring af te kunnen geven.
Wat gaan we doen?
Groep 1
Vanaf week 26 ontvangt de eerste groep een mail met instructies om de aanmelding bij VECOZO in orde te maken en het certificaat te installeren. Hiervoor dient per organisatie een contactpersoon te worden aangesteld. Alleen die contactpersoon kan vervolgens de toestemmingsverklaring afgeven.
Groep 2
In diezelfde week (26) ontvangt de contactpersoon van de aangemelde organisaties met een actief certificaat de handleiding voor het afgeven van de toestemmingsverklaringen. Zorg er dus voor dat je als organisatie weet wie de contactpersoon is en dat deze ook in de gelegenheid is om voor eind augustus de stappen voor dit proces kan doorlopen.
Groep 3
Voor deze groep geldt dat aangewezen contactpersoon een mail (v.a. week 29) ontvangt om contact op te nemen met VECOZO supportteam om het certificaat te laten deblokkeren. Hiervoor is de pincodebrief nodig die bij het aanvragen van het certificaat is verstuurd. Het kan zijn dat deze niet meer in bezit is en eerst opnieuw moet worden verstrekt. Voor het deblokkeren van het account dient er namelijk op dezelfde dag van deblokkeren door VECOZO het certificaat opnieuw geïnstalleerd te worden door de contactpersoon. Anders zal na 24 uur de deblokkering weer worden opgeheven.
We begrijpen dat het afgeven van de toestemmingsverklaringen door de contactpersonen en het eventueel aanmelden van de organisatie bij VECOZO enige tijd vergt en een uitdagend proces kan zijn.
Om jullie hierbij zo goed mogelijk te ondersteunen staat het VECOZO supportteam voor jullie klaar en kunnen jullie uiteraard voor vragen contact opnemen met de Optitrade Helpdesk. Ook de accountmanagers kunnen jullie ondersteunen om de stappen te doorlopen.
Optiek (West NL) Anouk Bruinink
Optiek (Oost NL) Elisabeth Weiland – Pap
Handleiding VECOZO
1. Aangesloten VECOZO gebruikers
Je maakt gebruik van Icodis om declaraties in te dienen. Daarvoor moet je een toestemmingsverklaring afgeven voor ons als tussenpartij. Dit kun je doen door het stappenplan te volgen voor een externe toestemmingsverklaring. Wanneer je ons machtigt om namens de winkel te declareren, kan de contactpersoon Vecozo binnen jullie winkel via het VECOZO-portaal zelf de benodigde toestemmingsverklaring registreren. Optitrade ontvangt hiervan automatisch een notificatie per e-mail.
-
Log in op de VECOZO website
-
Klik rechtsboven in de navigatiebalk op het gebruikersnummer van jouw persoonlijke certificaat (14-cijferige gebruikersnummer onder je naam).
-
Kies voor ‘Mijn gegevens’ en vervolgens voor ‘Algemene instellingen’
-
Klik op de knop ‘Mijn toestemmingsverklaringen’
-
Klik daarna op de knop ‘Voeg toestemmingsverklaring toe’ om een nieuwe toestemmingsverklaring aan te maken.
-
Selecteer in de keuzelijst ‘Applicatie’ (naam) de dienst Zvw/Wlz declaraties. Als een dienst voor jou niet van toepassing is of als het maximum aantal toegestane toestemmingsverklaringen voor deze dienst al in gebruik is dan staat de dienst NIET in de lijst. Neem dan contact op met de supportdesk van VECOZO (013 – 46 25 641).
-
Selecteer in de keuzelijst ‘Type instantie’ tussenpartij administratief
-
Selecteer in de keuzelijst ‘Geeft toestemmingsverklaring aan’ Optitrade Holding
-
Pas indien nodig de einddatum van de toestemmingsverklaring aan. De einddatum mag maximaal 2 jaar in de toekomst liggen en mag niet gelijk of kleiner zijn dan vandaag.
-
Klik op de knop Doorgaan en lees de disclaimer.
-
Vink het vierkantje bij ‘Ik ga akkoord’ aan wanneer de disclaimer is gelezen en klik op ‘Opslaan’ om de toestemmingsverklaring aan te maken.
2. Niet aangesloten VECOZO gebruikers
Wat moet je doen?
1. Aanmelden bij VECOZO via aansluitovereenkomst
2. Installeren persoonlijk certificaat
3. Afgeven Toestemmingsverklaring
1. Aanmelden bij VECOZO via aansluitovereenkomst
Volg hiervoor de PDF onderstaand van deze blog ‘In tien stappen naar een aansluitovereenkomst’. Halverwege stap 4 wordt er bij VECOZO een extra controle aangeboden. Wanneer deze is gedaan ontvang je een mail om de aanvraag verder in te vullen tot het aanmeldproces is afgerond**. Let op: de link in de mail is zeven dagen geldig! Bij een verlopen link begint de aanvraag opnieuw.
**‘onderneming is al aangesloten’ VECOZO kan niet zien of er al een overeenkomst is op het KvK-nummer waarop de AGB-code is uitgegeven. Bijvoorbeeld: KvK nummer 10000001 heeft 2 AGB-codes. Een van de twee AGB-codes is later toegevoegd en is toen aangesloten bij VECOZO. Dan is er al een overeenkomst op het KvK nummer 10000001. Wanneer je dan aanmeld via ‘aanmelden nieuwe klanten’ en vult het KvK-nummer in dan komt er de melding ‘onderneming is al aangesloten’ tevoorschijn.
Dit betekent dat er al een overeenkomst is met dit KvK-nummer. Het advies is om in dit geval de AGB-code toegevoegd aan de bestaande overeenkomst. Dit kan gedaan worden via www.vecozo.nl > aanvragen en wijzigen > zorgaanbieder > wijzigen gegevens van de onderneming en het vinkje aankruisen voor toevoegen AGB-codes. Hier kan de AGB-code worden ingevuld die nog niet is aangesloten en de verplichte gegevens worden aangevuld.
2. Installeren persoonlijk certificaat
Wanneer de aanmelding is voltooid ontvang je twee brieven vanuit VECOZO. Een brief met daarin de gegevens voor het persoonlijk certificaat en de pincode brief. Met deze gegevens kan het persoonlijk certificaat worden geïnstalleerd. Volg hiervoor de PDF onderstaand van deze blog ‘Handleiding persoonlijk certificaat installeren.’
3. Afgeven Toestemmingsverklaring
Je maakt gebruik van Icodis om de declaraties in te dienen. Daarvoor moet je een toestemmingsverklaring afgeven voor ons als tussenpartij. Dit kun je doen door het stappenplan te volgen ‘Externe toestemmingsverklaring inregelen.’ Deze vind je als PDF onderstaand.
Wat gebeurt er als je geen actie onderneemt?
Vanaf 1 oktober 2024 wordt het oude koppelvlak vervangen door het nieuwe koppelvlak. Wanneer de toestemmingsverklaring is afgegeven, kan je gewoon blijven declareren. Doet je dit niet? Dan kunnen wij niet meer voor je declareren via Icodis.
